Rámcová dohoda ve veřejných zakázkách: jak funguje, výhody a postup uzavření

Pro českého B2B dodavatele, který hledá stabilní příjmy z veřejného sektoru, představuje rámcová dohoda jeden z nejcennějších smluvních nástrojů. Na rozdíl od jednorázové zakázky umožňuje rámcová dohoda čerpat zakázky opakovaně po dobu několika let, aniž by zadavatel musel pokaždé vyhlašovat nové zadávací řízení. Zároveň však nejde o záruku odbytu. Tento článek vysvětluje, co přesně rámcová dohoda je, jak do ní jako dodavatel vstoupit, jak probíhá minitendr a jak minimalizovat rizika spojená s tímto nástrojem.

1. Co je rámcová dohoda a jak ji definuje ZZVZ

Rámcová dohoda je smlouva uzavřená mezi jedním nebo více zadavateli a jedním nebo více dodavateli, jejímž účelem je stanovit podmínky pro zadávání veřejných zakázek v průběhu určitého období. Zákon č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek (dále jen ZZVZ), ji upravuje v § 131 až § 137.

Klíčové charakteristiky rámcové dohody:

• Není to smlouva o plnění, ale smlouva o podmínkách budoucích plnění. Samotné plnění vzniká až na základě dílčích objednávek nebo minitendru.
• Maximální doba trvání je zpravidla 4 roky (§ 131 odst. 6 ZZVZ). Delší dobu lze sjednat pouze výjimečně, pokud to odůvodňuje předmět plnění, např. u zakázek se specificky dlouhou životností infrastruktury nebo u obrany a bezpečnosti.
• Počet dodavatelů v rámcové dohodě není zákonem omezen shora, prakticky však zadavatelé volí 3 až 10 účastníků u dohod s více dodavateli.
• Rámcová dohoda nezaručuje objednaný objem. Zadavatel může čerpat méně, než byla odhadovaná hodnota, bez nároku dodavatele na náhradu.

Rozdíl oproti jednorázové veřejné zakázce

2. Typy rámcových dohod: jeden nebo více dodavatelů

ZZVZ rozlišuje dva základní modely, které se zásadně liší způsobem zadávání dílčích plnění.

Rámcová dohoda s jedním dodavatelem

Zadavatel uzavře dohodu s jediným vítězem zadávacího řízení. Dílčí zakázky jsou poté zadávány přímou objednávkou podle podmínek dohodnutých v rámcové dohodě, bez dalšího soutěžení. Tento model poskytuje dodavateli nejvyšší míru jistoty, zároveň však klade největší nároky na přesnost původní nabídky, protože ceny a podmínky jsou fixovány.

Rámcová dohoda s více dodavateli

Zadavatel uzavře dohodu s více dodavateli (minimálně třemi, pokud tomu odpovídá trh). Dílčí zakázky jsou pak zadávány jedním ze dvou způsobů:

1. Přímou objednávkou podle podmínek stanovených v rámcové dohodě, pokud jsou tyto podmínky dostatečně určité (§ 134 odst. 1 ZZVZ). Zadavatel může například vybírat dodavatele rotačně nebo podle předem definovaných kritérií.
2. Minitendrem (§ 135 ZZVZ), při kterém zadavatel vyzve všechny nebo vybrané účastníky rámcové dohody k podání nové nabídky na konkrétní plnění. Minitendr je povinný tam, kde rámcová dohoda nestanovuje všechny podmínky dostatečně přesně.

3. Průběh zadávacího řízení na uzavření rámcové dohody

Zadavatel zahajuje zadávací řízení na rámcovou dohodu stejnými druhy řízení jako u klasické veřejné zakázky: otevřeným řízením, užším řízením, případně jednacím řízením s uveřejněním. Volba závisí na předpokládané hodnotě a povaze plnění.

Prahové hodnoty platné pro rok 2026

Pro nadlimitní zakázky (nad nimiž je povinné uveřejnění v Úředním věstníku EU) platí od 1. ledna 2024 tyto limity:

Podlimitní zakázky (nad 2 000 000 Kč bez DPH pro dodávky a služby, nad 6 000 000 Kč bez DPH pro stavební práce) se zadávají zjednodušeným podlimitním řízením nebo jinými postupy dle § 53 a násl. ZZVZ. Zakázky malého rozsahu (VZMR) pod těmito limity lze zadávat přímým oslovením, rámcové dohody se u nich používají méně často, ale zákon to nevylučuje.

Obsah zadávací dokumentace

Zadávací dokumentace pro rámcovou dohodu musí podle § 36 ZZVZ obsahovat mimo jiné:

• předmět a rozsah plnění vyjádřený CPV kódy (Common Procurement Vocabulary),
• odhadovanou celkovou hodnotu za celou dobu trvání dohody,
• maximální dobu trvání rámcové dohody,
• způsob zadávání dílčích zakázek (přímá objednávka nebo minitendr),
• hodnotící kritéria pro výběr účastníků dohody i případný minitendr,
• podmínky pro změnu nebo ukončení dohody.

Správný výběr CPV kódů

CPV kódy jsou osmimístné číselné identifikátory předmětu zakázky. Jejich správná volba je klíčová: dodavatel musí nastavit monitoring právě na relevantní CPV kódy, aby mu výzva k minitendru nebo nová rámcová dohoda neunikla. Příklady:

• IT infrastruktura a síťové služby: 72000000-5 (IT služby), 30200000-1 (počítačové vybavení)
• Stavební práce pozemní: 45200000-9
• Poradenství v oblasti řízení: 73200000-4 nebo 72221000-0

Zadavatel uveřejní zahájení řízení ve Věstníku veřejných zakázek (VVZ) na adrese https://www.vestnikverejnychzakazek.cz{:target="_blank"} a případně v Úředním věstníku EU. Přes Národní elektronický nástroj (NEN) na https://nen.nipez.cz{:target="_blank"} nebo přes jiné certifikované elektronické nástroje (E-ZAK, TenderArena) probíhá samotné podání nabídek.

4. Jak se dodavatel dostane do rámcové dohody

Vstup do rámcové dohody probíhá prostřednictvím standardního zadávacího řízení. Dodavatel musí splnit kvalifikační požadavky (základní způsobilost, profesní způsobilost, technická kvalifikace) a podat úplnou nabídku ve lhůtě stanovené zadavatelem.

Struktura nabídky

Nabídka do řízení na rámcovou dohodu zpravidla obsahuje:

• Krycí list s identifikací dodavatele a prohlášením o splnění podmínek,
• doklady ke kvalifikaci (výpis z obchodního rejstříku, čestné prohlášení k základní způsobilosti, reference),
• cenovou nabídku nebo cenový model (hodinové sazby, jednotkové ceny, sazebník),
• návrh smlouvy (rámcové dohody) nebo podpisový list k zadavatelovému vzoru,
• případné technické popisy, metodiky nebo vzorové výstupy.

Elektronické podání a lhůty

Nabídky se v nadlimitních řízeních podávají výhradně elektronicky, typicky přes NEN nebo E-ZAK. Minimální lhůta pro podání nabídek v otevřeném řízení je dle § 57 ZZVZ 30 dnů od uveřejnění oznámení o zahájení řízení (pro nadlimitní zakázky). V užším řízení se lhůty dělí na lhůtu pro podání žádostí o účast a lhůtu pro podání nabídek.

Po uzavření rámcové dohody zadavatel uveřejní oznámení o výsledku ve VVZ a případně v Úředním věstníku EU.

5. Minitendr krok za krokem

Minitendr je soutěžní mechanismus uvnitř rámcové dohody. Aktivuje se vždy, když zadavatel potřebuje zadat konkrétní dílčí zakázku a podmínky rámcové dohody nestanovují všechny parametry plnění s dostatečnou přesností.

Průběh minitendru

1. Výzva zadavatele. Zadavatel vyzve písemně (v NEN nebo E-ZAK) všechny, nebo předem definovanou skupinu, účastníků rámcové dohody k podání nabídky na konkrétní plnění. Výzva musí obsahovat specifikaci předmětu, hodnotící kritéria a lhůtu pro podání nabídek.

2. Lhůta pro podání nabídek. ZZVZ nestanoví pevnou minimální lhůtu pro minitendr, zadavatel ji určí s ohledem na složitost plnění. V praxi se pohybuje od 3 do 14 dnů. Příliš krátká lhůta může být napadena jako diskriminační.

3. Hodnocení nabídek. Zadavatel hodnotí nabídky podle kritérií uvedených v rámcové dohodě nebo upřesněných ve výzvě. Nejčastěji se používá nejnižší nabídková cena nebo ekonomická výhodnost (poměr ceny a kvality). Podrobnosti hodnotících kritérií rozebírá náš článek o hodnocení nabídek.

4. Výběr vítěze a zadání. Zadavatel vybere nejvýhodnější nabídku a uzavře dílčí smlouvu. Tu není povinen uveřejňovat ve VVZ, pokud nepřekračuje zákonné limity pro povinné uveřejnění smluv (registr smluv).

5. Dokumentace. Zadavatel je povinen vést dokumentaci o každém minitendru jako součást dokumentace k rámcové dohodě (§ 216 ZZVZ).

Přímá objednávka bez minitendru

Pokud rámcová dohoda stanoví všechny podmínky (cenu, specifikaci, dodací podmínky) dostatečně určitě, může zadavatel zadat dílčí zakázku přímou objednávkou bez dalšího soutěžení. V takovém případě musí být jasně definováno, podle jakého klíče je vybírán dodavatel (např. rotace, kapacita, lokalita).

6. Výhody a rizika rámcové dohody pro dodavatele

Rámcová dohoda přináší dodavateli reálné výhody, ale také specifická rizika, která je třeba předem zvážit.

Výhody

• Předvídatelný příjem. Po vstupu do dohody odpadá opakovaná soutěž o každé plnění. Dodavatel může plánovat kapacity a cash flow s větším předstihem.
• Nižší administrativní zátěž. Kvalifikace a základní smluvní podmínky jsou vyřešeny jednou. Minitendr je administrativně podstatně jednodušší než nové zadávací řízení.
• Referenční hodnota. Aktivní účast v rámcové dohodě s velkým zadavatelem (ministerstvo, krajský úřad, státní podnik) buduje portfolio referencí.
• Bariéra vstupu pro konkurenci. Noví dodavatelé nemohou vstoupit do rámcové dohody po jejím uzavření, dokud neproběhne nové zadávací řízení.

Rizika

• Nulová poptávka. Zadavatel není povinen čerpat žádný objem. Rámcová dohoda může zůstat nevyužita, aniž by dodavatel měl nárok na odškodnění. Toto riziko je třeba zohlednit při kalkulaci nákladů na přípravu nabídky.
• Cenová rigidita. U dohod s fixními cenami nelze reagovat na inflaci nebo nárůst nákladů, pokud to dohoda výslovně neumožňuje. Vyjednání inflačních doložek při uzavírání je proto zásadní.
• Závislost na jednom zadavateli. Přílišná orientace na jednu rámcovou dohodu vytváří obchodní závislost a zvyšuje dopad jejího předčasného ukončení.
• Omezená vyjednatelnost podmínek. Zadávací dokumentace je zpravidla připravena zadavatelem a dodavatel ji může ovlivnit jen v rámci připomínkového řízení před podáním nabídek (§ 98 ZZVZ, žádost o vysvětlení).

7. Jak sledovat nové rámcové dohody a maximalizovat šance na vstup

Efektivní monitoring je pro dodavatele klíčový. Rámcové dohody jsou uveřejňovány ve Věstníku veřejných zakázek a v Úředním věstníku EU (TED, Tenders Electronic Daily). Ruční procházení těchto zdrojů je časově náročné, zejména pokud dodavatel sleduje více CPV kódů nebo více regionů NUTS.

Nastavení alertů na CPV kódy a NUTS regiony

Efektivní monitoring zahrnuje:

• Filtrování zakázek podle relevantních CPV kódů (viz výběr výše),
• geografické omezení na NUTS regiony (např. CZ010 pro Prahu, CZ064 pro Jihomoravský kraj),
• filtr na typ smluvního nástroje: rámcová dohoda,
• alert na změny (dodatky, prodloužení stávajících dohod, nová řízení na navazující dohody).

Platforma mrickwood.cz/docs/leads umožňuje nastavení přesně cílených alertů a přes API integraci automatické zpracování výzev k minitendru přímo do interních systémů dodavatele. To je zvláště užitečné pro firmy s větším portfoliem rámcových dohod, kde ruční sledování VVZ a NEN přestává být efektivní.

Sledování životního cyklu stávajících dohod

Rámcové dohody mají omezenou dobu trvání. Dodavatel, který sleduje blížící se konec stávající dohody u konkrétního zadavatele, může připravit nabídku do nového řízení s předstihem a kvalitní referencí z předchozí spolupráce. Monitoring by proto měl zahrnovat i oznámení o výsledku zadávacích řízení, nejen zahájení.

8. Časté chyby a sankce při práci s rámcovými dohodami

Nedodržení pravidel rámcové dohody má přímé právní důsledky jak pro zadavatele, tak pro dodavatele.

Překročení rozsahu rámcové dohody

Zadavatel nesmí zadávat plnění, která přesahují předmět nebo hodnotu rámcové dohody. Pokud dojde ke změně závazku ze smlouvy, která nebyla v rámcové dohodě předvídána, jde o postup v rozporu s § 222 ZZVZ (zákaz podstatných změn závazku). Taková plnění mohou být kvalifikována jako zakázka zadaná bez zadávacího řízení, s rizikem pokuty od Úřadu pro ochranu hospodářské soutěže (ÚOHS) až do výše 20 % ceny zakázky (§ 268 ZZVZ).

Vynechání povinného minitendru

Pokud rámcová dohoda vyžaduje minitendr a zadavatel zadá plnění přímou objednávkou, jde o porušení § 135 ZZVZ. Smlouva uzavřená na takovém základě může být prohlášena za neplatnou (§ 264 ZZVZ). Dodavatel by proto měl důsledně sledovat, zda výzva, kterou obdržel, odpovídá smluvně sjednanému způsobu zadávání.

Chyby na straně dodavatele při minitendru

• Podání nabídky po uplynutí lhůty: nabídka je vyřazena bez náhrady.
• Nesoulad nabídky s technickou specifikací výzvy: nabídka může být odmítnuta jako nevyhovující.
• Nedoložení aktuálnosti kvalifikace, pokud to rámcová dohoda vyžaduje při každém minitendru: vyřazení z konkrétního dílčího zadání.

Neplatnost rámcové dohody samotné

Pokud zadavatel uzavřel rámcovou dohodu bez předchozího zadávacího řízení nebo v rozporu s podmínkami ZZVZ, ÚOHS může uložit zákaz plnění smlouvy nebo konstatovat její neplatnost. Pro dodavatele to znamená ztrátu nároku na odměnu za dosud poskytnutá plnění v rozsahu, v jakém by plnění přesáhlo přiměřenou hodnotu (§ 264 a násl. ZZVZ).

Rámcová dohoda je mocný nástroj pro budování stabilního příjmu z veřejného sektoru, ale vyžaduje důkladnou přípravu před vstupem do řízení, pečlivé sledování výzev k minitendru a znalost zákonných limitů pro změny závazků. Dodavatelé, kteří zvládnou kombinaci kvalitní nabídky do původního řízení, efektivního monitoringu a rychlé reakce na minitendrové výzvy, získávají konkurenční výhodu, kterou nově příchozí firmy nemohou snadno vyrovnat.